Betriebskostenabrechnung – mit Software oder ohne?

Vermieter haben ihren Mietern gegenüber Pflichten. Eine davon ist die jährliche Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Die Abrechnung dient dazu, den tatsächlichen Bedarf der Mieter zu ermitteln und die während des Jahres geleisteten Nebenkostenzahlungen anzupassen – durch die Betriebskostenabrechnung kann sich für Mieter eine Rückzahlung oder auch eine Nachzahlung ergeben. Beim Erstellen der Abrechnung ist auf einiges zu achten, um ein korrektes Ergebnis zu ermitteln. Immer mehr Vermieter greifen deshalb auf spezielle Software für die Nebenkostenabrechnung zurück – aber muss das sein?

Rechtliches zur Betriebskostenabrechnung
 
Die Pflicht zur Nebenkostenabrechnung ergibt sich aus §556 BGB. Dabei sind von Vermietern vor allem die gesetzlichen Fristen zu beachten: Die Betriebskostenabrechnung muss Mietern spätestens zwölf Monate nach dem betreffenden Abrechnungszeitraum zugehen. Deckt sich der Abrechnungszeitraum mit dem Kalenderjahr, endet die Frist also am 31. 12. So würde die Betriebskostenabrechnung 2021 beispielsweise spätestens am 31.12.2022 fällig. Geht die Betriebskostenabrechnung zu spät bei den Mietern ein, können diese eine eventuelle Nachzahlung ignorieren.
 
Umlagefähige Kosten
 
Neben der Frist gibt es noch viele weitere Fallstricke bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Aus Angst, Fehler zu machen und entweder einen Rechtsstreit mit den Mietern oder aber finanzielle Einbußen zu riskieren, nutzen viele Vermieter eine spezielle Betriebskostensoftware. Diese nimmt einem jedoch nur einen Teil der Arbeit ab und kostet außerdem Geld.

Wer die Nebenkostenabrechnung also lieber selbst erledigen möchte, kann sich auch für die Betriebskostenabrechnung-Überprüfung durch einen Anwalt entscheiden. In diesem Fall sollten Vermieter den gesetzlichen Rahmen rund um die Nebenkostenabrechnung natürlich kennen, vor allem aber wissen, welche Kosten umlagefähig sind. Dies ist in §2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) nachzulesen. Grundlegend gilt:

Kosten, die regelmäßig entstehen und die Bewohnbarkeit (den Betrieb) der Immobilie sicherstellen, sind Betriebskosten und damit umlagefähig. Kosten, die jedoch nur einmalig entstehen oder nicht in direktem Zusammenhang mit der Nutzung der Immobilie stehen, dürfen nicht umgelegt werden.
 
Wozu die Prüfung?
 
Eine rechtliche Prüfung der Nebenkostenabrechnung ist selbstverständlich keine Pflicht. Wer die gesetzlichen Vorgaben zur Nebenkostenabrechnung kennt, kann die Abrechnung auch direkt nach der Fertigstellung an die Vermieter weiterleiten. Allzu häufig kommt es allerdings vor, dass Mieter die Betriebskostenabrechnung anfechten – vor allem natürlich dann, wenn sie eine Nachzahlung leisten sollen. Schon kleinste Fehler in der Abrechnung machen diese anfechtbar. Um dieses Risiko zu minimieren, empfiehlt es sich, eine Prüfung durch Experten vornehmen zu lassen.

Daraus ergeben sich einige Vorteile für Vermieter: Sie können sichergehen, dass ihre Abrechnung den Richtlinien entspricht und korrekt erstellt wurde. Bei Bedarf kann sogar ein anwaltliches Schreiben angefordert werden, welches die Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung bestätigt. So kann Mietern, die einfach aus Prinzip erst einmal jede Abrechnung anfechten, der Wind aus den Segeln genommen werden.

Die Prüfung der Nebenkostenabrechnung schont also Nerven und Kapital von Vermietern und sorgt dafür, dass Mieter eine faire und korrekte Betriebskostenabrechnung erhalten. Dabei ist die Prüfung sehr kostengünstig und meist schon innerhalb von 24 Stunden erledigt, so dass die gesetzliche Übermittlungsfrist trotz des Druckens der Dateien und des Postversands einzuhalten ist.

Doch was genau wird geprüft? Es wird dabei abgeklärt, ob die rechtliche Form eingehalten wurde, ob nur umlagefähige Kosten angegeben wurden, ob diese entsprechenden Kosten sauber deklariert wurden und ob der genutzte Verteilerschlüssel korrekt angewendet wurde.
 
Was ist besser – die Nutzung einer Software oder die anwaltliche Prüfung
 
Weil die Betriebskostenabrechnung ein sehr komplexes Thema ist, das zahlreiche Probleme nach sich ziehen kann, empfiehlt es sich für Vermieter, sich bei der Erstellung bestmöglich abzusichern. Die Prüfung durch Experten ist dazu eine beliebte und kostengünstige Option.

Die Nutzung eines Programmes für die Nebenkostenabrechnung erleichtert zwar den Ablauf – zumindest, wenn alle relevanten Daten eingegeben wurden -, kostet aber und entbehrt einer individuellen Prüfung. Lohnenswert ist eine Software vor allem für Vermieter, die mehrere Häuser oder Wohnungen vermietet haben und bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung möglichst effizient vorgehen müssen.

Prüfung und Software schließen sich außerdem gegenseitig nicht aus. Viele Vermieter sehen deshalb in einem Programm für die Nebenkostenabrechnung keine Alternative, sondern vielmehr eine Ergänzung zur Prüfung. Selbstverständlich nutzen auch einige Personen keine der beiden Optionen, wenn sie die Abrechnung erstellen – nach dem ersten Rechtsstreit dann aber meist schon.