KMU erfolgreich digitalisieren: Dokumentenmanagement-Systeme effizient nutzen und Potentiale voll ausschöpfen

(Auszug aus der Pressemitteilung)

Königs Wusterhausen, 27.11.2023 – Beim Management ihrer Dokumente stehen Unternehmen häufig vor zwei großen Herausforderungen. Da sind zunächst alle papierbasierten Prozesse: Die umständliche Suche nach Unterlagen in Aktenschränken und Ablage geht häufig mit einem herben Zeitverlust einher. In einer modernen Arbeitswelt sollte ein schneller, ortsunabhängiger Zugriff auf alle Unterlagen gewährleistet sein. Die zweite Herausforderung stellt den Umgang mit digitalen Dokumenten selbst dar: Die digitale Auffindbarkeit von Informationen wird meist dadurch erschwert, dass benötigte Informationen dezentral und verstreut im Dateisystem oder auf Rechnern von Mitarbeitenden liegen.

„Hier bündelt ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem sämtliche Informationen und stellt sicher, dass Anwendende gemäß ihrer Zugriffsrechte ortsunabhängig zu jeder Zeit revisionssicher und übersichtlich auf für sie relevante digitale Dokumente zugreifen und damit arbeiten können“, nennt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler (www.krekeler.de), wesentliche Vorteile eines DMS. Der Wirtschaftsingenieur und Entwickler von Office Manager DMS (www.officemanager.de) bringt es auf den Punkt: „Beim Kundenanruf alle Informationen zu einem Vorgang per Knopfdruck zur Hand oder im Homeoffice und von unterwegs Zugriff auf alle relevanten Dokumente haben: Das ist mit einem DMS ganz einfach möglich.“

Ein DMS stellt aber nicht nur Verfügbarkeit, Übersichtlichkeit und Aufbewahrung sicher, sondern sichert auch rechtlich ab. „Unternehmen müssen Daten revisionssicher archivieren. Um das zu erfüllen, ist es wichtig, dass Daten als Dokumente fixiert werden und diese vor einer Abänderung geschützt und manipulationssicher sind“, erklärt Krekeler. Zudem gelten für die Belegablage die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Bedeutet: Dokumente müssen vollständig, richtig und unveränderbar aufbewahrt werden. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, ergibt sich eine wichtige Eigenschaft von Dokumentenmanagementsystemen, nämlich Informationen zur Verfügung zu stellen, ohne die Notwendigkeit der Vervielfältigung als Ausdruck in Papierform oder als Kopie in Dateiform.

Ein DMS ist aber noch viel mehr: Es ist Dreh- und Angelpunkt automatisierter Workflowprozesse in Unternehmen, denn es automatisiert die Wissensverteilung in Unternehmen. „Die Einführung eines DMS ist nicht schwer, zumal es mit bereits bestehender Software über Schnittstellen gekoppelt werden kann. Doch zur erfolgreichen Digitalisierung von Geschäftsprozessen und effizienten Nutzung ihres DMS sollten Anwendende dessen die Potentiale auch voll ausschöpfen“, so Krekeler. Das gelingt in 3 wesentlichen Schritten:

Dokumente digitalisieren

Ein Schritt, der in den Prozessketten des Dokumentenmanagements meist am Anfang steht, ist die Briefpost. Wer kennt es nicht: Eine Rechnung konnte nicht bezahlt werden, weil die IBAN falsch abgetippt wurde und der dazugehörende Brief in der Ablage der urlaubenden Kollegin liegt?

Die Digitalisierung des papiergebundenen Posteingangs mittels geeigneter Dokumentenscanner hilft, analoge Dokumente in den digitalen Prozess zu bringen und beschleunigt die Bearbeitung. Der Einsatz von Volltextindizierung im Scan-Prozess sorgt dafür, dass Dokumente automatisch und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert und ausgelesen werden. „Eine Rechnung, beispielsweise, wird dann auch als solche erkannt und automatisch getaggt. Zusätzlich können Rechnungsdaten ausgelesen und über Integrationen in entsprechende Buchhaltungstools übertragen werden“, erklärt Harald Krekeler.

Dokumente leicht einpflegen und schnell wiederfinden: Ordnerstruktur adé

Wer regelmäßig mit digitalen Dokumenten arbeitet, pflegt in der Regel sein ganz eigenes Ordnungssystem. Das kann in einem Projektteam schnell problematisch werden – insbesondere, wenn zusätzlich Dateien aus unterschiedlichen Programmen innerhalb eines einzigen Projekts verwendet werden müssen. „Anstelle von Ordnern arbeitet ein modernes DMS mit Kategorisierung. Das sind Dokumenteneigenschaften, auch Metadaten genannt, die dem Dokument zugeordnet werden. Mehr als diese Metadaten braucht es dann nicht, um ein Dokument sinnvoll einzusortieren. Das spart Zeit und eine Falschsortierung in Ordner kann nicht mehr passieren“, informiert Krekeler und verdeutlicht: „Bei der Arbeit mit einem DMS gelangen ja Dokumenten nahezu jeden Formates in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem Verzeichnis lassen sich die Dokumente später mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.“

Datenströme im DMS bündeln: Wissensmanagement skalieren

Geschäftsinformationen entstehen meist in eigenen IT-Systemen, wie im Kunden-Management-System, in der Finanzbuchhaltung, in E-Mail-Systemen, auf der eigenen Internet-Präsenz oder auch via Briefpost. Nicht jeder Mitarbeitende hat Zugang zu allen unterschiedlichen Systemen oder Dokumenten, braucht aber Daten für seine oder ihre Tätigkeit. „Über Schnittstellen zu den vorgenannten IT-Systemen können Informationen automatisch im DMS hinzugefügt werden. So werden Datensilos aufgebrochen und es entsteht echtes Wissensmanagement im Unternehmen“, gibt Harald Krekeler einen Tipp.

Harald Krekeler

Wer heute alltägliche Büroarbeiten erledigen will, kommt nicht umher, manuelle und papierbasierte Arbeitsschritte durch digitale, automatisierte Workflows abzulösen. „Ein DMS wird in diesem Zusammenhang von der reinen Dokumentenablage zur Archivierung zum smarten Katalysator für Geschäftsprozesse. Einmal in die IT-Landschaft integriert, laufen viele Prozesse automatisch ab. Ein Beispiel ist die Anbindung von Buchhaltungstools: Per Post eingehende Rechnungen können eingelesen und per Schnittstelle automatisch in die Masken der entsprechenden Tools eingefügt werden. Hier wird in der Regel nur noch kontrolliert und bestätigt. Zeitraubende und fehleranfällige administrative Aufgaben, wie das Abtippen, entfallen“, fasst Harald Krekeler zusammen.